GRIP Verhuur

GRIP Verhuur is een modern, robuust en toekomstvaste module aan uw ERP.

Alle operationele processen rondom verhuringen worden van begin-tot-eind efficiënt ondersteund. Een open systeem dat 100% voldoet aan (sector) standaarden waardoor het optimaal integreert met Microsoft en andere op open standaarden gebaseerde systemen.

‘De motor’ van het ICT-systeem van corporaties

Uitgangspunt dat wij hanteren is: ‘standaard waar het kan – corporatiespecifiek waar het moet’.

Bij ‘standaard waar het kan’, richt onze inspanning zich uitsluitend op de standaardinrichting van de ERP en CRM van Microsoft. Specifiek voor de corporatie bieden wij GRIP Verhuur.

Om processen van begin-tot-eind te ondersteunen, bieden wij naast de kern ook een groot aantal standaardkoppelingen (API’s), waarmee producten van derden met GRIP Verhuur op een veilige manier gegevens kunnen uitwisselen. In GRIP Verhuur worden de processtappen (in de keten) eenmalig uitgevoerd en worden gegevens centraal en eenduidig vastgelegd.

Een ander belangrijk uitgangspunt is dat wij niet alleen maximaal aansluiten bij de sectorstandaarden als RGS, CORA en DICO (voorheen KOVRA), maar ook bij die van de landelijke basisregistraties (BRK, BAG en WOZ). Door hierbij aan te sluiten wordt het uitwisselen van gegevens met ketenpartners en andere systemen eenvoudig, kost het verstrekken van informatievoorziening aan externe partijen minder tijd en neemt de betrouwbaarheid van informatievoorziening toe.

GRIP Verhuur bestaat uit de vijf kernprocessen:

Huur beëindigen

Verhuren

Prolongeren

Service & verbruik

Huurprijs wijzigingen

Huurbeëindigingen

De huurbeëindiging is het proces wat erin resulteert dat een huurcontract wordt beëindigd. Het huurcontract is enerzijds gerelateerd aan een klant, de huurder, en anderzijds aan een verhuureenheid, de VHE. De huurbeëindiging wordt geïnitieerd via een huuropzegging.

Voor het indienen van een huuropzegging ondersteunt GRIP Verhuur verschillende werkwijzen. Via de ThuisApp of het klantportaal initieert de huurder zelf de huuropzegging. Uiteraard begeleidt de App en het portaal de huurder optimaal om de registratie zo eenvoudig mogelijk door te voeren.

De andere werkwijze is dat de medewerker van de corporatie de handelingen verricht voor het registreren van de huuropzegging.

Een huurbeëindiging kan één of meer inspecties tot gevolg hebben. Als dit van toepassing is, zal GRIP Verhuur zorgen dat hiervoor afspraken (via Outlook) worden gemaakt. De uitvoering van de inspectie en eventueel mutatie-onderhoud wordt door het mutatie-onderhoudsproces verder opgepakt.

Vanwege een huurbeëindiging gaat de VHE van status verhuurd over naar status leegstand. Dit is het moment om het huurprijsbeleid toe te passen. GRIP Verhuur gaat automatisch na welk huurprijsbeleid van toepassing is en bepaalt de gevolgen van dit huurprijsbeleid. Dit kan resulteren in een nieuwe huurprijs die per de ingangsdatum van de leegstand van toepassing wordt, indien noodzakelijk.

De huurprijs die na toepassing van het huurprijsbeleid is ontstaan, fungeert als aanbiedhuur voor de volgende verhuring. Door de huurbeëindiging komt de VHE beschikbaar voor een nieuwe verhuring. De relevante VHE-gegevens worden via een bericht het WRV-systeem aangeboden. Reflectanten worden in het WRV-systeem geregistreerd en op enig moment naar GRIP Verhuur verstuurd.

Wat betreft de vertrekkende huurder wordt, indien nodig, een eindafrekening gemaakt waarmee de huurbeëindiging administratief wordt voltooid.

Nieuwe verhuring

De nieuwe verhuring is het proces dat resulteert in het afsluiten van een nieuw huurcontract. Het startpunt voor een nieuwe verhuring is het moment waarop een VHE beschikbaar komt voor verhuur. Dit kan een nieuwe VHE zijn die aan de voorraad is toegevoegd of een VHE die beschikbaar is gekomen vanwege een huuropzegging.

Meestal wordt de beschikbare VHE via een (extern) WRV-systeem voor verhuur gepubliceerd. De gegevens van geïnteresseerden worden in het WRV- systeem geregistreerd en vervolgens in de vorm van een bericht naar GRIP Verhuur gestuurd.

GRIP Verhuur ontvangt de gegevens en ondersteunt de verdere verwerking ervan. Deze verwerking omvat een aantal stappen. De eerste stap betreft het duiden of kwalificeren van de ontvangen gegevens. Dit impliceert dat GRIP Verhuur nagaat of de personen die betrokken zijn bij de kandidaat-huurder reeds als contact/account bekend zijn in de database van GRIP Verhuur.

Als de persoon of personen niet bekend zijn, worden deze in
GRIP Verhuur aangemaakt. Deze personen spelen een rol bij
de volgende stappen die worden uitgevoerd. Deze stappen zijn afhankelijk van de werkwijze van de corporatie. De ene corporatie kan de personen uitnodigen om de woning te bezichtigen en daarna verder gaan met andere stappen, terwijl een andere corporatie een andere werkwijze prefereert. Tijdens het uitvoeren van deze stappen kan de kandidaat-huurder zich terugtrekken en weigeren, of besluit de corporatie om vanwege een bepaalde reden de kandidaat af te wijzen. Als dit niet gebeurt, is er sprake van acceptatie.

De volgende stap is normaliter de toetsing. GRIP Verhuur gaat na of de toetsing van toepassing is. Dit is bijvoorbeeld afhankelijk van de eenheiddetailsoort van de VHE die verhuurd gaat worden. Als het voorwerk goed is uitgevoerd kan de toetsing geen verassingen opleveren. Na het al dan niet uitvoeren van de toetsing, wordt overgegaan tot het aanmaken van het huurcontract.

Om het aantal handmatige handelingen tot een minimum (mogelijk nul) te beperken, zal GRIP Verhuur optimaal gebruik maken van zaken die zijn ingericht. Het resultaat is een nieuw huurcontract en een eerste beginfactuur.

Prolongeren

Prolongeren is letterlijk verlengen. Het verlengen heeft hier betrekking op de exploitatie van de VHE’s van de corporatie. Het verlengen van de exploitatie heeft een groot aantal gevolgen, waarvan de meesten van financiële aard. De financiële gevolgen kunnen worden uitgesplitst naar gevolgen voor de exploitatie en gevolgen voor de facturatie. Gevolgen voor de exploitatie zijn er altijd. Gevolgen voor de facturatie zijn er alleen als de VHE is verhuurd.

De gevolgen voor de exploitatie betreffen de omzetboekingen voor de huurprijscomponenten en, in geval van leegstand, ook de dervingsboekingen voor de huurprijscomponenten. De gevolgen voor de facturatie betreffen de facturen voor de huurders die worden aangemaakt.

Naast het hiervoor genoemde, gaat de prolongatie ook na of er in de prolongatiemaand sprake is van bijzondere omstandigheden. Een bijzondere omstandigheid is bijvoorbeeld dat de einddatum van een huurcontract in de prolongatiemaand ligt, waardoor een factuur voor een gedeelte van de maand moet worden aangemaakt. Van een soortgelijke situatie is sprake als de ingangsdatum van een nieuw huurcontract in de prolongatiemaand ligt. De eventueel vooruit gefactureerde huur wordt dan verrekend met het werkelijk te factureren bedrag.

Wat betreft de exploitatie hanteert GRIP Verhuur een vaste lengte van één maand. Wat betreft de facturatie zijn periodes van één maand, drie maanden, zes maanden (halfjaar) of twaalf maanden (jaar) mogelijk. Als sprake is van een facturatieperiode van meer dan één maand is er ook sprake van vooruitfacturatie. GRIP Verhuur zal de vooruit gefactureerde huur als zodanig boeken. Bij het prolongeren van de maand waarop de vooruitfacturatie betrekking heeft, zal GRIP Verhuur het vooruit gefactureerde bedrag verrekenen met het werkelijk te factureren bedrag. Het werkelijk te factureren bedrag kan hierbij, door mutatie, anders zijn dan het eerder vooruit gefactureerde bedrag.


De hiervoor beschreven stap is de verwerking waarbij alle gevolgen van de prolongatie worden berekend en opgeslagen. Deze verwerking heeft verstekkende gevolgen waardoor het nodig is dat vooraf wordt gecontroleerd of alle vereiste mutaties ook daadwerkelijk in het systeem zijn verwerkt. GRIP Verhuur heeft instrumentarium om deze controle uit te voeren en vast te stellen of alle mutaties ook daadwerkelijk zijn verwerkt.
Naast de vooraf controle biedt GRIP Verhuur ook faciliteiten om na de prolongatie te controleren of de uitkomsten overeenkomen met de verwachte resultaten.

Service & verbruik

Huurprijscomponenten kunnen het karakter hebben van een servicecomponent of een verbruikcomponent. Als dat het geval is, kan het bedrag dat periodiek
(meestal maandelijks) in rekening wordt gebracht, worden gezien als een voorschot. Omdat sprake is van een voorschot moet op enig moment worden
nagegaan of het voorschot toereikend is geweest.

Om dit op een goede wijze te kunnen nagaan wordt gebruik gemaakt van afrekentijdvakken. Een afrekentijdvak is hierbij meestal gelijk aan een
periode van 12 maanden. Voor verschillende service- of verbruikcomponenten kunnen verschillende afrekentijdvakken van toepassing zijn. Nadat een afrekentijdvak is verstreken dient per huurder, per component een aantal aspecten te worden bepaald, te weten: het totale voorschot dat in rekening is gebracht en het kostenbedrag dat van toepassing is.

Het verschil tussen het voorschot en het kostenbedrag dient door de huurder te worden bijbetaald, te worden terugontvangen of is nihil. GRIP Verhuur kan per huurder, per service- of verbruikcomponent het voorschotbedrag berekenen dat moet worden betrokken bij de afrekening. Het hier bedoelde voorschotbedrag is het totale bedrag voor het afrekentijdvak.

Nadat alle kosten voor een service- of verbruikcomponent voor een bepaald afrekentijdvak zijn geregistreerd, kan worden vervolgd met het uitvoeren van de kostenverdeling. GRIP Verhuur ondersteunt diverse methodes voor het verdelen van de kosten variërend van een simpele naar rato verdeling tot en met een verdeling waarbij rekening moet worden gehouden met diverse factoren, waaronder eventueel de graaddagentabel.


Het kostenbedrag dat moet worden verdeeld wordt rechtstreeks opgehaald uit financieel. Waar van toepassing kan het kostenbedrag worden verhoogd met een opslagpercentage. Dit opslagpercentage kan per service- of verbruikcomponent worden ingesteld.


Voor het verdelen van de kosten kan ook gebruik worden gemaakt van een servicebureau. In dat geval moeten gegevens aan het servicebureau worden aangeleverd. Het servicebureau voert de kostenverdeling uit en retourneert het resultaat. Eventueel kan het servicebureau een voorstel voor het nieuwe voorschot bijvoegen. GRIP Verhuur verwerkt de door het servicebureau aangeleverde gegevens en past zo nodig het voorschot voor de service- of verbruikcomponent aan.


Nadat de kostenverdeling is uitgevoerd zijn de voorschotten en kosten bekend en kan de afrekening worden uitgevoerd. De afrekening bepaalt per huurder, per service- of verbruik component het resultaat en verwerkt dit in de financiële administratie. Tevens wordt voor de huurder, afhankelijk van het afrekenresultaat, een factuur of creditfactuur aangemaakt.

Huurprijs wijzigen

Huurprijs wijzigen is het proces waarbij de huidige huurprijs van één of meer VHE’s wordt gewijzigd. Eenmaal per jaar is er de grote campagne om de huurprijs van nagenoeg alle VHE’s aan te passen. Deze jaarlijkse huurwijziging richt zich vooral op het aanpassen van de nettohuur.

Met betrekking tot de uitvoering dient de corporatie rekening te houden met diverse criteria en richtlijnen die door de overheid zijn opgesteld. GRIP Verhuur voorziet in uitermate flexibele functionaliteit om op de juiste wijze met deze criteria en richtlijnen om te gaan. Zo zijn diverse aftoppingsmethodes voor de nettohuur beschikbaar, waardoor kan worden voorkomen, dat de nettohuur boven het niveau stijgt waarbij nog huurtoeslag mogelijk is.

Naast de genoemde aftoppingsmethodes zijn beleidstypes beschikbaar waarmee een bepaald wijzigingsbeleid voor bepaalde groepen VHE’s kan worden gerealiseerd. De beschikbare simulatieberekening is bij uitstek geschikt om de resultaten van bepaalde keuzes te beoordelen en te bepalen om daar al dan niet mee door te gaan. Door de combinatie van aftoppingsmethodes en beleidstypes optimaal in te zetten biedt GRIP Verhuur een uiterst krachtig instrument om de jaarlijkse huurwijziging van de nettohuur efficiënt en effectief uit te voeren.

De toekomst is: Eén beheersbaar geheel

Shopping Basket